Fra signerte papirer til et avtaleregister.
AI gjør lesingen. Det den finner, legges i typede felt, en person bekrefter hvert av dem, og alt etter det går etter faste regler - frister, påminnelser, kompletthetssjekken, datarommet og loggen.
Filene kommer av seg selv.
Koble til én eller flere mapper i Google Drive. Nye og endrede filer hentes automatisk og settes i kø for lesing, så ingen må huske å laste opp avtalen de nettopp signerte. Alt annet kan lastes opp, slippes inn som zip, eller sendes på e-post.
AI leser papirene. Registeret tar vare på resultatet.
Hver fil sorteres først - avtale, vedlegg, endring, eller ikke en avtale. Deretter leses datoene og vilkårene inn i typede felt, hvert med siden og setningen det kom fra. En person bekrefter eller korrigerer hver verdi før noe regnes ut fra den.
Når de er bekreftet, er feltene vanlige data. Dere kan filtrere, sortere og eksportere dem som i et hvilket som helst register.
contract Rammeavtale, kontorrekvisita type rammeavtale ✓ counterparty Lerkevik kommune ✓ signed_at 2025-02-14 ✓ effective_at 2025-03-01 ✓ term_end_at 2027-02-28 ✓ notice_period 3 måneder ✓ option_periods 2 × 12 måneder ✓ price_adjustment_at hvert år, 1. mars ✓ auto_renews nei ?
Hver avtale viser til andre papirer. Vi sjekker at dere har dem.
Vedlegg, endringer, prislister, rammeavtalen et avrop hører til. Når et dokument viser til et annet, registrerer vi henvisningen og ser etter det blant filene deres.
En dokumentpakke er komplett når alt det viser til, er arkivert. Det som mangler, står på skannerapporten og på avtalens egen side til det er funnet eller dere sier at dere klarer dere uten.
Sortert i et datarom. Lastet ned med ett klikk.
Hver fil legges i en fast mappestruktur etter type og motpart, med vedleggene ved siden av avtalen. Hver mappe og hvert dokument får et fast indeksnummer som aldri endres når nye filer kommer.
Når revisoren, banken eller en kjøper ber om alt, laster dere ned hele datarommet som én zip, med innholdsfortegnelsen.
Hvem så hva, og når.
Hver visning, nedlasting, bekreftelse og endring skrives ned med navn og tidspunkt.
| 03.10 09:14 | Kari Nilsen | Åpnet | Rammeavtale, kontorrekvisita |
| 03.10 09:16 | Kari Nilsen | Bekreftet et felt | Rammeavtale · oppsigelsestid |
| 02.10 15:40 | Ola Berg | Lastet ned | Prisliste |
| 02.10 11:02 | Ola Berg | Endret hvem som svarer | Kontorleie · Drift → Økonomi |
| 01.10 08:30 | Revisor (ekstern lenke) | Åpnet | Kontorleie |
Behold dataene, ikke papirene.
Med slett etter lesing slått på beholder vi en fil bare så lenge det tar å lese dataene dere vil beholde. Når dere har bekreftet feltene, forsvinner originalen fra alle sider og slettes fra lagringen vår 30 dager senere. Kopien deres i Google Drive røres aldri.
En slettet fil kan ikke leses igjen eller tas med i en nedlasting av datarommet. Bryteren er én innstilling for hele arbeidsområdet.
Offentlige kontrakter har flere bevegelige deler. Hver av dem får sitt eget felt.
En rammeavtale med en offentlig oppdragsgiver løper ofte i to år med to opsjoner på ett år, justerer prisene hvert år og samler endringer og vedlegg underveis. Hver av dem har en dato, og de fleste har et krav om varsel.