Trenger dere et kontraktsystem, eller bare å ikke bomme på en dato?

Spør du nettet om kontraktoppfølging, får du to svar som ikke er samme produkt: et regneark, eller en CLM-plattform bygget for å forhandle og signere. De fleste norske småbedrifter trenger ingen av dem.

De to svarene du får, og hvorfor ingen passer

Det ene svaret er Excel, Google Sheets eller en mappe i SharePoint. Det andre er en kontraktslivssyklusplattform: forhandling, maler, godkjenningsflyt, elektronisk signatur, klausulbibliotek. Det første er ikke et system, og det andre er bygget for bedrifter som produserer kontrakter i hundretall. Er problemet ditt at ingen oppdaget en oppsigelsesfrist, løser ingen av dem det.

CLM løser å lage kontrakter, ikke å huske dem

En CLM-plattform tjener seg inn der volumet av nye avtaler er høyt nok til at malene og godkjenningsflyten sparer tid. Den forutsetter også at kontraktene dine allerede er inne i systemet, fordi de ble laget der. Kontraktene som svir er de gamle: signert av en som har sluttet, liggende som PDF i en e-posttråd fra 2019, med en frist ingen har lest siden.

Regnearket dør stille

Et regneark virker den måneden det lages. Så kommer en ny avtale på e-post, ingen fører den inn, og listen er død uten at noen får beskjed. Det er den farlige varianten: en oversikt alle tror er oppdatert. Et system må mase på deg, ikke vente på at du husker det.

Det tredje alternativet: la avtalene ligge der de er

Det som faktisk trengs er smalere enn en CLM og mer pålitelig enn et ark: les kontraktene dere allerede har, hent ut datoene, og si fra før fristen. Signering og forhandling skjer allerede et annet sted. Hullet er alt som skjer etter signaturen. Ingen ny arbeidsflyt, ingen migrering, ingen opplæring: dere peker på mappen og systemet gjør resten.

Hvorfor en uttrukket dato må være et utkast

Programvare som leser en PDF gjør av og til feil, og en dato ingen har bekreftet er en påstand, ikke et faktum. Derfor bør hvert felt vise hvor sikkert det er, og et menneske bekrefte de usikre. En frist du stoler blindt på er verre enn ingen frist, fordi du slutter å sjekke.

Hvordan velge

Lager dere mange nye avtaler i måneden og trenger maler, godkjenning og signatur: kjøp en CLM. Har dere femti gamle kontrakter og ett problem, at fristene kommer uten forvarsel, kjøp noe som leser dem og varsler. Ikke betal for forhandlingsverktøy for å løse et hukommelsesproblem.

En test

Kan du ikke si hvilke avtaler som fornyes automatisk de neste seks månedene uten å be noen se etter, trenger du et register som holder seg oppdatert selv. Kan du det, holder kanskje et regneark.