Hvorfor ikke bare bruke Google Drive, Copilot eller Cowork?
Det er et rimelig spørsmål. De fleste selskaper har allerede avtalene på en delt disk, og en AI-assistent finner en klausul og oppsummerer den når noen spør.
Avtaler går galt i ukene der ingen spør. En oppsigelsesfrist passerer, et vedlegg ble aldri arkivert, en prisjustering ble ikke fakturert. Den delen trenger et system som går av seg selv.
En delt disk
Google Drive, OneDrive, SharePoint
Å lagre filer, dele dem og holde versjonshistorikk.
Den vet ikke hva som står i en fil. Strukturen er bare så god som den siste som lagret noe, og ingen mappe sier fra når en frist nærmer seg.
En generell AI-assistent
Copilot, Cowork og lignende
Å lese et dokument når du ber om det, oppsummere det og svare på et enkeltspørsmål.
Den svarer når noen spør og glemmer etterpå. Det finnes ikke noe bekreftet grunnlag å regne fra, ingen ansvarlig, og ingen påminnelse med mindre noen tenker på å spørre.
NeedToKnow
Leser fra disken deres, lagrer resultatet som data
AI brukes til lesingen. Resultatet bekreftes av en person og lagres i en database. Fristene regnes ut etter faste regler, og påminnelsene går ut enten noen spør eller ikke.
Side om side
| Lagrer de signerte filene | Ja | Bruker lagringen deres | Ja, eller slett etter lesing |
| Finner en klausul når du spør | Tekstsøk | Ja | Ja, med siden |
| Holder hvert vilkår som et strukturert felt | Nei | Nei | Ja |
| En person bekrefter hver uthentet verdi | Nei | Nei | Ja |
| Regner ut oppsigelses- og opsjonsfrister | Nei | Hvis noen spør | Ja, fra bekreftede felt |
| Varsler den ansvarlige uten at noen spør | Nei | Nei | Ja |
| En ukentlig oppsummering av det som forfaller | Nei | Nei | Hver mandag |
| Sier fra om manglende vedlegg og dokumenter det vises til | Nei | Hvis noen spør | Ja |
| Datarom med zip på ett klikk | Mapper | Nei | Ja, med fast nummerering |
| Logg over hvem som åpnet hva | Delvis, på administratorplaner | Nei | Hver visning og endring |
Vi automatiserer den kjedelige delen.
Å lese en avtale er det enkle. Jobben er alt rundt den, så lenge avtalen løper. Med en mappe og en assistent avhenger hvert av disse stegene av at noen husker det. Her gjør systemet hvert av dem.
- 01Hente den signerte filen når den havner i mappen
- 02Arkivere den på rett sted, ved siden av vedleggene
- 03Registrere datoene og vilkårene som felt
- 04Sjekke at hvert dokument det vises til, er arkivert
- 05Regne ut oppsigelses-, opsjons- og prisjusteringsdatoer
- 06Varsle den ansvarlige i tide, og hver mandag til det er håndtert
- 07Logge hvem som så på hva
- 08Levere alt som én zip når noen ber om det
Behold disken dere har.
NeedToKnow leser fra Google Drive. Filene blir der de er, og teamet fortsetter å lagre dem slik de gjør i dag. Opplasting og e-post fungerer også.